Haben Sie einen Business-Continuity-Plan?

Vor vielen Jahren habe ich für eine kleine Versicherungsgesellschaft gearbeitet. Wie viele andere Betriebe haben wir den Betrieb über die Weihnachtsfeiertage geschlossen. Zufällig fiel Weihnachten in diesem einen ereignisreichen Jahr auf einen Montag. Auch am Freitag davor hat das Unternehmen seinen Mitarbeitern freigestellt und damit vier Tage Urlaub gewährt.

Das Wetter in der Weihnachtszeit war bitterkalt, wie es für diesen Teil von Virginia normal ist. Das Hausmeisterpersonal hat in unserem 7-stöckigen Gebäude die Heizung abgestellt, um Kosten zu sparen. Leider haben sie es versäumt, das Wasser abzudrehen. Am Sonntagnachmittag erhielt ich einen Anruf, in dem mir mitgeteilt wurde, dass ein ernstes Problem vorliegt. Offenbar war im Obergeschoss eine große Wasserleitung geplatzt.

Als ich am Gebäude ankam, strömten buchstäblich große Eisplatten aus allen Fenstern und stürzten an den Seiten des Gebäudes herunter. Als ich eintrat, konnte ich sehen, wie katastrophal dieses geplatzte Rohr sein würde, das mehrere Tage lang unbeaufsichtigt war. Die Deckenplatten auf allen Etagen waren abgebrochen und in die Arbeitsbereiche gefallen. Alle Schreibtische, Aktenschränke, Computerausrüstung, Möbel und so weiter waren mit Schutt, Eis und Wasser bedeckt.

Wir hatten offensichtlich keine andere Wahl, als die Heizung wieder anzuschalten, um das Eis zu schmelzen. Als das Eis schmolz, verschlimmerte es das Wasserproblem nur noch mehr. Die meisten Stockwerke des Gebäudes hatten einen Fuß oder mehr stehendes Wasser. Der Wasserschaden an Aktenordnern und Dokumenten, elektronischen Geräten, Möbeln und allem anderen im Gebäude war verheerend.

Es dauerte viele Monate, bis wir uns vollständig von dem erholten, was wir später einfach als „Vorfall“ bezeichneten. Viele wichtige Versicherungsdokumente gingen dauerhaft verloren. Ein Großteil der Computerausrüstung und anderer Elektronik wurden irreparabel beschädigt.

Leider hatte das Unternehmen keine Pläne für eine solche Katastrophe gemacht. Es gab keine Möglichkeit, Datenverarbeitungsanforderungen schnell an einen Backup-Speicherort zu verschieben. Es gab keine externe Lagerung für die Mikrofilmaufzeichnungen, die zur Sicherung der Papierdokumente verwendet wurden. Der größte Teil des Mikrofilms, der in Metallkanistern aufbewahrt wurde, überlebte. Die Mehrheit der Mikrofilmleser tat dies jedoch nicht, da sich Elektronik und Wasser einfach nicht mischen.

Das Unternehmen überlebte letztendlich, aber nur durch einen Faden. Wir konnten die Prämienzahlungen wochenlang nicht bearbeiten und viele Personen, die Versicherungszahlungen erwarteten, erhielten diese nicht rechtzeitig. Es war, um es klar zu sagen, ein komplettes und totales Durcheinander.

Business Continuity ist eines dieser Themen, das einfach nicht die erforderliche Diskussion erhält. Zu viele Unternehmer ignorieren es komplett. Das kann ein fataler Fehler sein, wie es bei der Firma, für die ich einst gearbeitet habe, beinahe der Fall war.

Bei der Geschäftskontinuität dreht sich alles um die Planung für die unvorhergesehenen Ereignisse, die eintreten können. Viele Leute nennen es auch Katastrophenplanung oder Notfallplanung. Über solche Eventualitäten denkt niemand gerne nach, aber wie heißt es so schön: „Dinge passieren“.

Die Entwicklung eines Business-Continuity-Plans beinhaltet eine gründliche Überprüfung Ihrer gesamten Geschäftsstruktur und die Identifizierung potenzieller Schwachstellen in dieser Struktur. Einige dieser schwachen Verbindungen sind intern in Ihrem Unternehmen, während andere extern sind. Ein guter Business-Continuity-Plan untersucht die gesamte Bandbreite von „Was-wäre-wenn“-Szenarien, die sich nachteilig auf Ihr Geschäft auswirken könnten, und identifiziert dann mögliche Eventualitäten.

Jeder Aspekt Ihres Unternehmens muss berücksichtigt werden: Eigentum, Produkt- oder Rohstoffquellen, Verkaufsmechanismen (Website, Schaufenster usw.), Vertriebsketten, Kundenbetreuung, Buchhaltung, Finanzberichterstattung und so weiter.

Natürlich sind diese „Was-wäre-wenn“-Szenarien für jedes Unternehmen unterschiedlich. Es wäre mir unmöglich, alle möglichen Manifestationen in diesem Artikel zu erklären. Stattdessen werde ich einige der am häufigsten übersehenen Dinge besprechen, die passieren können. Es liegt an Ihnen, aus dieser Diskussion zu extrapolieren, um potenzielle fatale Verbindungen in Ihrem eigenen Geschäftsumfeld zu identifizieren und geeignete Notfallpläne zu entwickeln. Ich kann nur die Fragen stellen.

INTERNE ÜBERLEGUNGEN

Ist Ihr Unternehmen von einer einzigen Schlüsselperson abhängig? Eine solche Person könnte der Eigentümer, Produktentwickler, Website-Manager usw. sein. In einem solchen Fall stellt diese Person einen Single Point of Failure dar. Was passiert mit Ihrem Unternehmen, wenn dieser Person etwas passiert? Wenn Ihr Produkt beispielsweise auf die Bemühungen einer Person zurückzuführen ist, haben Sie dann eine Möglichkeit, die Auswirkungen der Nichtverfügbarkeit dieser Person abzumildern? Können Sie einen so fatalen Fehler überwinden?

Bewahren Sie alle Ihre Buchhaltungs-, Kunden- und Finanzunterlagen an einem Ort auf? Haben Sie Backup-Datensätze an einem externen Standort? Was würde mit Ihrem Unternehmen passieren, wenn ein Feuer, eine Überschwemmung, ein Erdbeben oder ein anderer Umstand diese Aufzeichnungen zerstören würde? Haben Sie einen Plan, um sich von einem solchen Ereignis zu erholen? Es erstaunt mich, wie viele Leute ihre Computer- oder Papieraufzeichnungen nicht sichern. Könnten Sie Ihren Betrieb fortsetzen, wenn die Festplatte Ihres Computers ausgefallen ist?

Bewahren Sie Ihren Produktbestand an einem einzigen Ort auf? Was würde passieren, wenn Sie an diesem Ort ein Feuer oder eine Überschwemmung erleben würden? Hätten Sie eine Möglichkeit, Ihren Lagerbestand schnell aufzufüllen? Wären Sie weiterhin in der Lage, Aufträge zeitnah zu erfüllen? Wenn die Antwort nein ist, haben Sie einen weiteren Single Point of Failure.

In der US-Golfküstenregion, wo meine Frau und ich leben, sind wir jedes Jahr Hurrikanen ausgeliefert. Im Fall von Hurrikan Ivan und Hurrikan Katrina verloren wir fast eine Woche lang unseren Strom- und Telefondienst. Wenn Ihnen so etwas passiert ist, haben Ihre Kunden eine zweite Möglichkeit, Sie oder Sie zu kontaktieren? Geben Sie Ihren Kunden eine Handynummer, unter der sie Sie erreichen können? Gibt es eine örtliche Einrichtung (zB Bibliothek, Internetcafé), wo Sie Ihre E-Mails abrufen können?

EXTERNE ÜBERLEGUNGEN

Wenn Sie Ihr Produkt oder Ihre Rohstoffe von einem Großhändler beziehen, ist dieser Unternehmen Ihre einzige Quelle? Was passiert mit Ihrem Unternehmen, wenn dieses Unternehmen brennt, überschwemmt oder sein Zelt faltet? Haben Sie eine Sekundärquelle, zu der Sie schnell wechseln können? Bei der Firma, die ich vor vielen Jahren geführt habe, habe ich hauptsächlich drei Distributoren als Quelle für die meisten meiner Produkte verwendet. Aber ich hatte auch Vereinbarungen mit einigen anderen, die ich bei Bedarf nutzen konnte. Diese Unternehmen hatten meine Steuernummer, den Wiederverkäufer und andere Informationen bereits gespeichert. Wenn ich einen Wechsel vornehmen müsste, wäre dieser Wechsel aus Sicht meiner Kunden praktisch nahtlos verlaufen.

Sind Sie für Ihre Produktlieferung auf einen einzigen Spediteur angewiesen? Was passiert mit Ihrer Fähigkeit, Ihr Produkt zu liefern, wenn Mitglieder dieses Transportunternehmens streiken? Es passiert. Verfügen Sie genau wie bei Ihren Lieferanten über einen Notfallplan, um bei Bedarf zu einem Ersatzanbieter zu wechseln?

Was ist mit dem Unternehmen, das Ihre Website hostet? Dies ist eine entscheidende Überlegung, wenn Ihr Hauptverkaufsfahrzeug über Online-Mittel erfolgt. Was passiert mit Ihrem Unternehmen, wenn dieses Hosting-Unternehmen einen Brand oder eine Überschwemmung hat? Verfügen sie über einen Notfallplan, um den Betrieb an einen externen Standort zu verlagern? Wenn nicht, können Sie schnell zu einem anderen Hosting-Dienst wechseln? Was passiert, wenn sie aus dem Geschäft gehen? Haben Sie Backups Ihrer eigenen Website (einschließlich Ihrer Warenkorb-/Bestelldatenbank), die Sie verschieben könnten? Können Sie Ihre Site schnell zu einem anderen Hosting-Dienst verschieben?

DUE DILEGENCE

Wie gesagt, diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Vieles hängt von Ihrem speziellen Geschäftsbetrieb ab. Aber Sie müssen die Möglichkeiten und ihre möglichen negativen Auswirkungen berücksichtigen. Betrachten Sie alle Möglichkeiten.

Meine Empfehlung wäre, ein Dokument zu entwickeln, um Ihre Pläne und Vorgehensweisen für die Geschäftskontinuität zu definieren. Es muss nicht kompliziert sein; drei Spalten sind alles was Sie brauchen:

1) Potenzielle Katastrophenszenarien (intern und extern),

2) Potenzielle Auswirkungen auf Ihr Unternehmen (Sie können dafür ein Bewertungssystem von 1-5 verwenden – 1 bedeutet geringe Auswirkungen, 5 bedeutet katastrophal)

3) Notfallplan

Je höher die Auswirkungsbewertung, desto wichtiger ist es natürlich, einen Notfallplan zu definieren. Aber ignorieren Sie es nicht einfach. Ihr Unternehmen kann viele Katastrophensituationen überstehen, aber nur, wenn Sie vorausschauend planen.



Source by Ray Herold